Technisch beheer grootste punt van aandacht

Voor de meeste Verenigingen van Eigenaars is het technisch VvE beheer het grootste punt van aandacht. Van dagelijks, planmatig en contractueel onderhoud tot reparatieverzoeken en technische klachten. Het technische VvE beheer vergt in veel gevallen inhoudelijke kennis en expertise.

Actys VvE beschikt inhouse over een team van technische managers met ruime kennis en ervaring die zich dagelijks bezighouden met technisch beheer en onderhoud. Zo ondersteunt de technisch manager de technische commissie van de VvE en speelt hierin een adviserende rol. Ook bezoekt en inspecteert de technisch manager het complex regelmatig, adviseert hij over af te sluiten contracten bij aannemers en leveranciers voor bijvoorbeeld het (groot) onderhoud, en controleert hij de ontvangen facturen. De technisch manager stelt de meerjaren onderhoudsbegroting op en begeleidt grote verbouwingen of renovatieprojecten*. In veel gevallen zal de technisch manager ook zitting nemen op de Vergadering van Eigenaars om de technische zaken en het planmatig onderhoud te bespreken met de leden. Voor nieuwbouwcomplexen kan er desgewenst gekozen worden om de oplevering van de algemene ruimten door Actys VvE uit te laten voeren.

Uiteraard houdt de technische manager ook grip op technische storingen. Actys VvE is telefonisch en digitaal 24/7 bereikbaar voor het melden van storingen en staat garant voor een adequate aanpak van de technische klachten in algemene ruimtes.

*Deze dienst wordt aangeboden tegen een additionele vergoeding.

Het technisch VvE beheer van Actys VvE bestaat uit:

De inhouse technisch managers van Actys VvE hebben ruime kennis en ervaring. Uw VvE heeft een vaste technisch manager die op de hoogte is van alle technische ins en outs van het complex. Dit zorgt er niet alleen voor dat het technisch beheer efficiënt kan worden uitgevoerd, maar ook dat u altijd weet bij wie u terecht kunt met uw technische vragen. Daarnaast zijn onze technisch managers dagelijks bezig met het technisch beheer en het laten uitvoeren van onderhoud aan het gebouw. Zo kunnen technische storingen en calamiteiten adequaat opgepakt worden en gebeurt het onderhouden van het appartementencomplex vakkundig en professioneel.

De taken en rol van de technisch manager

De technisch manager vervult naast het uitvoeren van het technisch beheer ook een adviserende rol binnen de VvE. Zo zal hij ondersteuning bieden aan de technische commissie binnen de VvE. Vanwege de ruime kennis en ervaring van onze inhouse technisch managers kunnen zij de commissies van onafhankelijk advies voorzien over bijvoorbeeld het planmatig onderhoud of de af te sluiten contracten met aannemers en leveranciers voor (groot) onderhoud. Ook houdt de technisch manager zich bezig met het dagelijks onderhoud. Onze inhouse technisch managers monitoren namelijk dagelijks alle storingen en calamiteiten. Zo blijft er niets op de plank liggen en worden alle reparatieverzoeken met betrekking tot gemeenschappelijk klein- en dagelijks onderhoud in behandeling genomen en afgehandeld. Desgewenst kan de technisch manager de begeleiding van renovatieprojecten verzorgen en stelt hij ook de meerjarenonderhoudsbegroting op, bewaakt hij deze en past hij het plan zo nodig aan. Werkzaamheden uitgevoerd door derden worden steekproefsgewijs gecontroleerd door de technisch manager en hij stuurt aan op correcte nakoming en/of herstel.

In veel gevallen neemt de technisch manager ook zitting op de Algemene Ledenvergadering. Hier kan de technisch manager alle technische zaken en bijvoorbeeld het planmatig onderhoud uitvoerig bespreken met de leden. Zo zijn leden altijd op de hoogte van aankomend onderhoud en de huidige staat van onderhoud van het gebouw.

Een slecht onderhouden gebouw tast de bouwkundige staat aan en kan zelfs leiden tot verval van het gebouw. Dit kan al snel leiden tot een waardevermindering van het complex. Onontkoombaar is vervolgens een daling van de verkoopprijs van de appartementen. Om dit te voorkomen is een jaarlijkse bouwinspectie vereist. Een bouwinspectie verstrekt namelijk inzicht in het noodzakelijke (bouwkundige) onderhoud aan de gemeenschappelijke onderdelen van het gebouw. Een dergelijke bouwinspectie vergt de nodige kennis op bouwkundig gebied. Kennis en expertise die Actys VvE bezit.

Onze inhouse technisch manager zal het appartementencomplex bezoeken en inspecteren. Deze bouwinspectie geef inzicht in de huidige conditie van het gebouw en hoe de appartementen behoed kunnen worden voor achterstallig onderhoud. Naast inzicht in de bouwkundige staat worden aan de hand van deze bouwinspectie namelijk ook de noodzakelijke onderhoudsmaatregelen en daarbij horende kosten, zowel nu als in de toekomst, op een rijtje gezet. Dit wordt verwerkt in het Meerjarenonderhoudsplan die de technisch manager voor de VvE opstelt. De VvE weet zo exact wat het financiële plaatje is en (groot) onderhoud kan zo ruim op tijd ingepland worden.

Wat omvat een bouwinspectie?

Een bouwinspectie omvat een rondgang langs de bouwdelen waarvan de verantwoordelijkheid en daarmee het onderhoud onder de Vereniging van Eigenaars valt. Denk hierbij aan het dak, de gevel, de galerijen, maar ook de gemeenschappelijke ruimten en alle technische installaties. Deze inspectie kan plaatsvinden met een bestuurslid of lid van de technische commissie. Bij urgente of complexe onderhouds- of renovatieprojecten loopt tevens een installateur, schilder of aannemer mee zodat hij de VvE kan bijstaan in advies en ondersteuning. Desgewenst kan er een offerte/prijsopgave worden opgesteld welke verwerkt kan worden in de meerjarenonderhoudsbegroting.

Een van de taken van de technisch manager is het afsluiten van de onderhoudscontracten voor de aanwezige installaties of bouwdelen van het complex.

Het afsluiten van onderhoudscontracten is een belangrijk aspect binnen het VvE-beheer. Niet alleen biedt het de nodige service en onderhoud voor de specifieke installatie, in veel gevallen wordt ook de garantietermijn behouden. Daarnaast zijn de meeste onderhoudsbedrijven niet genegen om werk aan te nemen zonder dat er een contract aanwezig is, tenzij het tegen een torenhoog uurtarief is.

Voor inzage in het overzicht van het totale aantal onderhoudscontracten biedt Twinq de mogelijkheid om leden te voorzien van deze informatie. Zo is er te zien wat de inhoud en bijvoorbeeld het werkschema van een bepaald contract is. Tevens zijn de verval- en opzegtermijnen zichtbaar zodat er op tijd ingesprongen kan worden bij aflopende contracten en eventueel nieuwe aanbiedingen.

Vanzelfsprekend is Actys VvE tijdens kantooruren altijd bereikbaar voor storingen en/of calamiteiten. Normaliter wordt er direct opdracht gegeven aan de voor de VvE bekende onderhoudsbedrijven. Een snelle actie en oplossing van het probleem is in ieders voordeel; er wordt daarom bij voorkeur gewerkt met erkende en betrouwbare onderhoudsbedrijven met een landelijke dekkingsgraad. U kunt ook via Twinq de voortgang van uw klachtmelding in de gaten houden.

In geval van urgente calamiteiten is het ook mogelijk om buiten kantooruren deze meldingen door te geven. Dit kan via een service center welke altijd bereikbaar is en op de hoogte van de verschillende onderhoudsbedrijven per VvE.

Vanuit de meerjaren onderhoudsbegroting (planmatig onderhoud) zal Actys VvE jaarlijks de leden informeren of er noodzaak is voor het uitvoeren van de werkzaamheden genoemd in dat jaar.

Actys VvE draagt zorg voor het bestek en de offertes waarna wij u van advies voorzien zodat u juiste keuze kunt maken om een partij de opdracht te gunnen. Na toestemming vanuit de Vergadering zal Actys VvE de communicatie met zowel de bewoners/ eigenaren als met de aannemer verzorgen. Dit houdt o.a. in het toezien op de juiste uitvoering volgens offerte en bestek, overleg met de uitvoerder, het verzorgen van een gefaseerde oplevering, het begeleiden van bijkomende (herstel)werkzaamheden, het tussentijds rapporteren aan het bestuur van de VvE inzake de ontwikkelingen, inventariseren en oplossen van belemmeringen zoals zonweringen, beplantingen e.d.

Wij zullen u gedurende het begeleidingstraject volledig ontzorgen.

Veel eigenaars staan er niet bij stil dat bij het betrekken van een nieuwbouwwoning niet alleen het eigen appartement maar ook de algemene ruimten en installaties van de VvE opgeleverd dienen te worden. De technisch managers van Actys VvE kunnen deze oplevering begeleiden.

Benieuwd naar wat wij voor u kunnen betekenen?

Neem contact met ons op!