Betrouwbaar financieel VvE beheer

Financieel VvE beheer dient gedegen en betrouwbaar te gebeuren waarbij er vertrouwelijk en zorgvuldig met de financiële middelen van de VvE dient omgegaan te worden. Als belanghebbende in uw VvE wilt u niet onnodig financieel risico lopen of voor vervelende verrassingen komen te staan. Actys VvE heeft de kennis en expertise om het gehele financieel beheer van de VvE uit handen te nemen; van het jaarlijks opstellen van de jaarrekening en het accorderen van alle facturen, tot het verrichten van betalingen en het beheren van de reserves. Actys VvE staat voor betrouwbaar en gedegen financieel beheer en waarborgt op een transparante wijze de financiële continuïteit van uw VvE.

Financiële continuïteit gewaarborgd

Er wordt door Actys VvE veel aandacht besteedt aan het (financiële) beheer van een VvE. De bankrekening van een VvE staat altijd op naam van de Vereniging van Eigenaars zelf en nooit op naam van Actys VvE. Hierdoor blijft de VvE volledig onafhankelijk van de financiele situatie van Actys VvE. Verenigingen van Eigenaars in beheer van Actys VvE hebben dan ook niets te vrezen. De VvE is en blijft eigenaar van alle bank- en spaartegoeden.

In de grootboekadministratie verwerkt Actys VvE continue alle uitgaven en inkomsten, deze is dan ook te allen tijden actueel. Alvorens de jaarlijkse Vergadering van Eigenaars plaatsvindt worden alle jaarstukken opgesteld, zoals de balans en exploitatierekening. Uiteraard behoort het opstellen van de jaarbegroting en het tijdig signaleren van eventuele overschrijdingen ook tot het takenpakket. Facturen die de VvE binnen krijgt worden gecontroleerd, geaccordeerd en betaald. De bankrekening wordt dagelijks uitgelezen, de afrekeningen en stookkosten worden opgesteld en er wordt een streng incassobeleid gevoerd. Kortom, u kunt het financieel VvE beheer met een gerust hart aan Actys VvE over laten. Wij nemen het gehele financiële beheer uit handen en doen dit op transparante en gedegen wijze.

Het financieel VvE beheer van Actys VvE bestaat uit:

Conform zowel het Modelreglement als de splitsingsakte van de VvE stelt Actys VvE jaarlijks de jaarrekening op. Actys VvE overlegt waarnodig met een aanwezige Kascommissie en geeft op de vergadering van eigenaars een uitgebreide toelichting op de jaarrekening. Actys VvE zorgt er natuurlijk voor dat dit alles binnen gestelde wettelijke termijnen wordt gedaan.

Op basis van de (aanwezige) meerjaren onderhoudsbegroting, de afgesloten contracten met leveranciers, wettelijke veranderingen (denk daarbij aan BTW aanpassingen) en voortschrijdend inzicht maakt Actys VvE jaarlijks een financiële begroting voor de VvE ter besluitvorming in de vergadering van eigenaars. Indien nodig stelt Actys VvE ook een begroting op voor een éénmalige dotatie indien de vereniging onvoldoende middelen heeft om noodzakelijk onderhoud uit te laten voeren.

Vanzelfsprekend verzorgt Actys VvE de incasso van de maandelijkse VvE-bijdrage waarbij gestreeft wordt om zoveel mogelijk automatisch te incasseren. Actys VvE hanteert een duidelijke incassoprocedure die in de vergadering van eigenaars zal worden vastgesteld.

Actys VvE verzorgt wekelijks de betaling van de facturen van de VvE en per maand wordt het “afromen” van gelden naar een aanwezige spaarrekening van de VvE verzorgd.
Daarnaast stelt Actys VvE jaarlijks de afrekening(en) op van de nutsbedrijven bij collectief gebruik; hierbij moet u denken aan kosten van de verwarming en waterverbruik.

Helaas komt niet iedere eigenaar zijn maandelijkse betalingsverplichting na. Actys VvE voert daarom, in het belang van de Vereniging, een streng incassobeleid teneinde te zorgen dat de liquiditeit van de VvE niet in gevaar komt. Immers blijft de factuurstroom gewoon doorlopen en kan een opgelopen achterstand van enkele eigenaren de VvE al snel in de problemen brengen.

Actys VvE hanteert het volgende incassobeleid:

Veertien dagen na de eerste van de maand worden er herinneringen verzonden aan de eigenaren, die de bijdrage nog niet hebben voldaan. Hierin krijgt men 5 werkdagen de tijd om te betalen. Wanneer er vervolgens nog niet is betaald worden de sommatiebrieven verzonden. In deze brieven wordt de eigenaar gesommeerd de achterstand binnen 14 dagen te voldoen. In verband met de nieuwe WIK-wet per 1 juli 2012 is het verplicht de kosten te melden die erbij komen zodra de vordering uit handen gegeven wordt. Deze kosten zijn gebaseerd op de in de brief vermelde vordering. Na het vervallen van deze betalingstermijn van 14 dagen worden de dan openstaande bedragen uit handen gegeven aan een incassobureau.

Voor de meeste eigenaars is de dienstverlening van de VvE-beheerder enkel zichtbaar bij het versturen van de uitnodigingen en door de aanwezigheid op de Vergadering van Eigenaars.

Echter speelt er achter de schermen meer dan dit contactmoment. In de praktijk wordt dagelijks de bankrekening bijgehouden, de rekening courant afgeroomd naar de spaarrekening, inkomende facturen betaald, enzovoorts. Daarnaast worden de inkomsten van de eigenaars geadministreerd in de verschillende debiteurenkaarten. Het resultaat van deze boekhouding is natuurlijk terug te vinden in de jaarlijks opgestelde jaarstukken. Gedurende het lopende boekjaar is de boekhouding/administratie digitaal in te zien via de online module van Twinq.

Tegen een additionele vergoeding kan Actys VvE de afrekeningen stookkosten verzorgen wanneer de VvE gebruik maakt van een collectieve stookinstallatie of stadsverwarming. De jaarlijkse gaskosten worden aangeleverd aan het warmtemeetbedrijf welke op basis van de verbruiksmeters de afrekeningen per appartement opstellen. Tegenwoordig zijn deze meters digitaal en worden radiografisch uitgelezen. De eigenaar kan ervoor kiezen om periodiek inzage te krijgen in zijn/haar warmteverbruik per radiator.

Vanwege de duurzaamheid en het energiebesparende effect is warmte- en watermeting met ingang van 2015 verplicht. Op basis van de Europese wetgeving zullen aan het einde van  2016 alle collectief gestookte gebouwen van de benodigde meetapparatuur moeten zijn voorzien om verbruiksafhankelijke afrekening van warmte en /of waterkosten te kunnen realiseren.

Benieuwd naar wat wij voor u kunnen betekenen?

Neem contact met ons op!