Administratief beheer: het kloppende hart

Administratief VvE beheer behelst de organisatie van de Vereniging van Eigenaars en wordt met recht ook wel ‘het kloppende hart’ van de VvE genoemd. Het administratief beheer omvat onder andere het bijhouden van de VvE ledenadministratie, het afsluiten van benodigde verzekeringen en het verzorgen van alle algemene VvE correspondentie naar leden van de VvE. Hierbij kunt u denken aan het informeren van leden over gepland onderhoud, het informeren van nieuwe leden over de VvE en het versturen van uitnodigingen voor de jaarlijkse Vergadering van Eigenaars. Ook de organisatie van de Vergadering van Eigenaars en het verzorgen van de notulen hiervan behoort tot het takenpakket.

Laat conflicten niet de ondergang van uw VvE worden

Administratief beheer is een omvangrijk takenpakket dat veel aandacht vraagt, aandacht waar eigenaars niet altijd voldoende tijd voor hebben. Uitbesteding van het administratief VvE Beheer zorgt in de meeste gevallen dan ook voor een duidelijk merkbare kwaliteitsverbetering. Daarnaast voorkomt uitbesteding dat bij onenigheid tussen eigenaars onderling, het optimaal functioneren van de VvE in het geding komt. Conflicten blijken in de praktijk immers de belangrijkste oorzaak voor het niet goed functioneren van een Vereniging van Eigenaars.

Het inschakelen van Actys VvE leidt tot een goed gestructureerde Vereniging van Eigenaars. Wij verzorgen het gehele beheer van de Vereniging van Eigenaars tot in de puntjes en staan garant voor gedegen beheer. Zo houden wij u op de hoogte van lopende zaken en kunt u voor vragen te allen tijden terecht bij uw vaste beheerder..

Het administratief VvE beheer van Actys VvE bestaat uit:

De jaarlijkse Vergadering van Eigenaars moet, zoals de naam al zegt, wettelijk minimaal eens per jaar plaatsvinden. De Vergadering van Eigenaars is het hoogste en belangrijkste orgaan binnen de Vereniging van Eigenaars. Dit orgaan neemt democratische besluiten over diverse gemeenschappelijke zaken. Of het nu gaat om de onderhoudsplannen voor het gebouw, gewenste aanpassingen aan het huishoudelijk reglement, het vaststellen van de maandelijkse ledenbijdragen of de kleurstelling van bijvoorbeeld zonneschermen. In de jaarlijkse Vergadering van Eigenaars staat het op de agenda, wordt het besproken en beslist.

Naast dat ieder lid de mogelijkheid heeft, tot 7 dagen voor de vergadering, agendapunten aan te dragen, staan er ook een aantal vaste punten op de agenda. Zo dient in de jaarlijkse Vergadering van Eigenaars in ieder geval de jaarrekening en begroting besproken te worden. Doordat in de begroting de verwachte kosten uiteen zijn gezet, voor bijvoorbeeld onderhoudscontracten, diverse verzekeringen en nutsvoorzieningen, kunnen de maandelijkse servicekosten voor de eigenaars worden berekend.

Leden aanwezigheid geeft de doorslag voor besluiten

De ledenaanwezigheid bij de jaarlijkse Vergadering van Eigenaars speelt een belangrijke rol bij het nemen van besluiten. Afhankelijk van de aard van de te nemen besluiten (vastgelegd in de zogeheten ‘akte van splitsingen’ en het daarbij behorende reglement), worden vergaderbesluiten namelijk alleen genomen indien er voldoende stemmen zijn om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Oftewel er dient een quotum behaald te worden: een minimaal aantal leden om een stemprocedure geldig te laten zijn. Ruim voor het plaatsvinden van de jaarlijkse vergadering ontvangen leden dan ook een officiële uitnodiging. Het is wettelijk bepaald dat leden van de Vereniging van Eigenaars deze ten minste 15 werkdagen van tevoren dienen te krijgen. Bij deze uitnodiging zal ook de agenda verstrekt worden, eventuele bijlagen en vaak ook een volmacht. Mocht namelijk één van de leden niet aanwezig zijn, dan kunnen zij een ander lid een volmacht geven.

Actys VvE zal de jaarlijkse organisatie van de Vergadering van Eigenaars geheel op zich nemen. Natuurlijk woont uw vaste beheerder bij Actys VvE de vergadering bij. Het verzorgen van de notulen van de vergadering hoort hier als vanzelfsprekend ook bij, evenals het verspreiden van de notulen en de besluitenlijst onder de leden na de vergadering.

Het bijwonen van bestuurs- of commissieoverleg valt ook onder het totaalpakket aan diensten van Actys VvE. Voornamelijk grotere VvE’s hebben diverse commissies, zoals een technische commissie, een kascommissie of een feestcommissie. Regelmatig overleg is dan vaak gewenst om de stand van lopende en toekomstige zaken te bespreken. Door het bijwonen van een bestuurs- of commissieoverleg en het opnemen van de notulistentaak zorgt Actys VvE ervoor dat bestuurs- en commissieleden  zich geheel kunnen focussen op de vergaderpunten. Tevens is uw vaste VvE beheerder van Actys VvE een volwaardige sparringpartner in de overleggingen en kan hij de leden geheel onafhankelijk advies geven.

Het VvE bestuur

Naast het belangrijkste orgaan binnen de VvE – de Vergadering van Eigenaars – is het bij wet verplicht om tenminste één bestuurder te benoemen. Dit kan één van de eigenaren zijn, maar het beheer kan ook (deels) uitbesteed worden. Het VvE bestuur heeft een uitvoerende taak en voert hetgeen is besloten in de Vergadering van Eigenaars uit. De bevoegdheden die het bestuur heeft zijn vastgelegd in de splitsingsakte/het Modelreglement. Het benoemen en ontslaan van één of meerdere bestuurders gebeurt in de Vergadering van Eigenaars.  Een bestuursoverleg vindt vaak plaats voorafgaand aan de vergadering. Het is belangrijk dat een VvE bestuur duidelijke en haalbare doelen opstelt en dat onderling goede afspraken gemaakt worden bijvoorbeeld over wie er verantwoordelijk is voor een bepaalde taak en wanneer deze uitgevoerd dient te worden. Actys VvE ontzorgt het VvE bestuur door tijdens het overleg te adviseren waar nodig en gewenst.

De VvE commissies

Commissies binnen de Vereniging van Eigenaars zijn ondersteunend aan het bestuur van de VvE en adviseren de jaarlijkse Vergadering van Eigenaars. Zij kunnen eigen voorstellen aandragen die besproken en beslist dienen te worden in de vergadering. De leden van de VvE commissies worden daarnaast benoemd en ontslagen in de Vergadering van Eigenaars. Het aantal leden per VvE commissie dient bij voorkeur oneven te zijn en bestaat uit maximaal vijf personen (uitgezonderd van de kascontrolecommissie welke bij voorkeur uit slechts twee personen bestaat). VvE commissies zijn vrij in het bepalen van hun werkwijze, het aantal bijeenkomsten per jaar en de mate waarin zij (mede)bewoners bij voorstellen betrekken. De VvE commissies werken afhankelijk van elkaar, maar kunnen ook samenwerken. Actys VvE is bij commissie overleggingen aanwezig om te voorzien van onafhankelijk advies en draagt zorg voor de notulen.

Het bijhouden van de VvE ledenadministratie is voor een Vereniging van Eigenaars van cruciaal belang. Zowel grote VvE’s als ook kleine VvE’s kunnen niet zonder een juiste en effectieve ledenadministratie. Een volledige en actuele VvE ledenregistratie is namelijk nodig om de jaarlijkse of maandelijkse VvE-bijdragen op een efficiënte en gecontroleerde manier te innen. Daarnaast is elke VvE ook wettelijk verplicht een ledenadministratie bij te houden.

Het opzetten, maar ook bijhouden van een ledenregister kan een zeer omvangrijke klus zijn. Zeker als de VvE meer dan 50 leden heeft. Actys VvE neemt deze taak uit handen en zorgt dat de eigenarengegevens altijd correct in de ledenadministratie worden ingevoerd of gewijzigd. In dit ledenregister worden naast NAW-gegevens ook e-mailadressen vastgelegd voor optimale communicatiemogelijkheden. Tevens wordt er zorg gedragen voor volledigheid van gegevens zoals deze zijn vastgelegd in de splitsingsakte, zoals stemrecht en aandelen in regulier of groot onderhoud.

Met een actuele en volledige ledenadministratie kunnen gemakkelijk overzichten worden geleverd. Hierbij valt te denken aan debiteurensaldi, presentielijsten voor diverse vergaderingen of een overzicht van eenieder die in het bezit is van sleutels die toebehoren aan het complex. Kortom, alle benodigde informatie van en over de VvE wordt door Actys VvE consequent en nauwkeurig bijgehouden in de ledenadministratie.

In een notendop ziet het bijhouden van de VvE ledenadministratie er als volgt uit:

  • Bijhouden van een ledenregister
  • Het (digitaal) opslaan en archiveren van VvE stukken zoals notulen van de Vereniging van Eigenaars
  • Bij verkoop de nieuwe eigenaar en notaris voorzien van alle benodigde VvE stukken
  • Verwerken van bepalingen uit de splitsingsakte en/of het huishoudelijke reglement in het ledenregister
  • Innen van de jaarlijkse of maandelijkse VvE-bijdragen
  • Tijdig signaleren en nemen van maatregelen bij bijvoorbeeld achterstallige betalingen
  • Bijhouden van presentielijsten
Goede communicatie is van cruciaal belang binnen een Vereniging van Eigenaars. Actys VvE verzorgt alle noodzakelijke en mogelijke VvE correspondentie. Zowel de zakelijk correspondentie naar derden toe (denk aan verzekeringsmaatschappijen, notarissen en makelaars), als de correspondentie binnen de VvE naar leden van de Vereniging van Eigenaars toe. Hierbij valt te denken aan correspondentie omtrent de Vergadering van Eigenaars, zoals uitnodigingen, de agenda en vergaderstukken, maar ook de volmachten en notulen. Actys VvE zorgt dat alle VvE correspondentie tot in de puntjes geregeld is.

Leden correspondentie

Het is belangrijk dat leden van de VvE betrokken zijn bij het reilen en zeilen van de VvE en zich ook betrokken voelen. Actys VvE vindt het daarom belangrijk dat nieuwe leden van de VvE op de hoogte worden gesteld van belangrijke informatie over de VvE zoals de samenstelling en bereikbaarheid van het VvE bestuur, de laatste jaarstukken en/of notulen en natuurlijk de lopende begroting en reglementen. Daarnaast staat Actys VvE klaar om zowel mondeling als schriftelijk toelichting te geven aan VvE leden en kunnen zij te allen tijde inzage krijgen in de financiële administratie. Vanzelfsprekend worden ook correspondentie als de uitnodiging voor de Vergadering van Eigenaars, het aanschrijven van appartementseigenaren die reglementen overtreden of de correspondentie omtrent gepland onderhoud aan de gezamenlijke delen van het gebouw geheel voor u verzorgd.

Zakelijke VvE correspondentie

Naast haar leden heeft de VvE natuurlijk ook te maken met externe partijen, zoals onderhoudsbedrijven, notarissen, makelaars, gemeentes en andere organisaties en instanties. Actys VvE verzorgt ook alle mogelijke VvE correspondentie naar deze partijen. Denk hierbij aan het verstrekken van gegevens aan notarissen en makelaars bij de overdracht van appartementsrechten en het verzorgen van correspondentie naar derden over bijvoorbeeld financiële en/ of administratieve aangelegenheden en schadeclaims. Kortom, alle mogelijke VvE correspondentie zowel intern als extern wordt door Actys VvE tot in de puntjes voor u verzorgd.

Benieuwd naar wat wij voor u kunnen betekenen?

Neem contact met ons op!

Actys VvE aangesloten bij Stichting BVVB

De Stichting BVVB Collectief biedt VvE beheerders sinds 2016 een collectieve bemiddelingsvergunning aan. Actys VvE is aangesloten bij de Stichting BVVB Collectief en kan met deze vergunning onafhankelijk bemiddelen in verzekeringen.
BVVB Dienstenwijzer